Ramai usahawan baru
atau pekerja makan gaji yang baru berjinak-jinak dengan bisnes part-time,
menghubungi saya untuk bertanya mengenai bagaimana menyimpan akaun perniagaan.
Mereka ini terdiri daripada peniaga kecil yang berniaga produk-produk seperti
cupcake, pakaian bayi, tudung, aksesori wanita, secara kecil-kecilan sama ada
online atau offline.
Pertama sekali,
tahniah diucapkan kerana anda semua berani menceburkan diri ke alam perniagaan.
Bukan senang nak buat perniagaan walaupun kecil. Saya menyokong niat suci anda
dan mendoakan perniagaan anda berjaya.
Saya ingin
menceritakan di sini bahawa penyimpanan rekod dan akaun perniagaan adalah suatu
yang mudah. Tak perlu lah anda risau melampau takut diaudit oleh LHDN atau pening
kepala kerana tak pandai buat akaun. Menyimpan akaun ini boleh dilakukan
walaupun perniagaan anda masih kecil, hatta jika anda menjual barang di eBay
sekalipun.
Mereka (peniaga
kecil) merungut kepada saya bahawa mereka pernah bertanya soalan ini kepada
kawan-kawan mereka yang belajar jurusan accountancy. Para akauntan ini
memberikan jawapan yang rumit mengenai sistem akaun seakan-akan peniaga ingin
membuka perniagaan jutaan ringgit. Perlu ada general ledger, double entry
bookkeeping system, this and that statement, etc. sehinggakan kakak yang ingin
menjual tudung di ofis pun jadi takut mengenai akaun.
Saya ingin
menghuraikan cara mudah menyimpan akaun dan rekod perniagaan anda. Dengan
menyimpan rekod yang lengkap, anda dapat melihat perkembangan perniagaan anda
dan membuat rancangan untuk mengembangkan perniagaan ke tahap seterusnya.
(DISCLAIMER: segala
yang ditulis dalam entri ini adalah cadangan peribadi penulis semata-mata.
Penulis tidak bertanggungjawab atas segala yang berlaku natijah daripada anda
mengikuti cadangan penulis).
Berikut adalah
langkah-langkah menyimpan rekod perniagaan dengan mudah, tanpa memeningkan
kepala mempelajari sistem perakaunan yang susah-susah:
1.
Akaun bank berasingan
Walaupun anda
berniaga kecil-kecilan tanpa mendaftarkan syarikat, anda sepatutnya
mengasingkan duit peribadi anda daripada duit perniagaan. Jika anda sudah
mendaftarkan perniagaan (samada bentuk pemilik tunggal, perkongsian atau Sdn
Bhd), maka lebih wajiblah anda membuka akaun bank untuk perniagaan dan mengasingkan
wang peribadi anda daripadanya.
Jika anda tidak
mendaftarkan perniagaan, buka akaun bank kedua atas nama anda untuk menyimpan
tunai yang terhasil dari perniagaan anda.
Simpan semua rekod
transaksi bank tersebut. Penyata bulanan bank anda adalah dokumen terpenting
dalam perniagaan anda. Dengan penyata inilah anda dapat melihat tahap
“kesihatan” perniagaan anda. Untuk yang nak memohon kemudahan kewangan daripada
bank atau agensi kerajaan, penyata bank adalah dokumen utama yang disemak oleh
pegawai pinjaman.
Adalah sangat
penting anda mengasingkan duit perniagaan dengan duit peribadi. Setiap
transaksi antara kedua-dua akaun tersebut mestilah dicatat. Jangan
campur aduk wang peribadi dengan perniagaan. Ini adalah langkah pertama
yang anda perlu ambil untuk menyimpan rekod perniagaan yang bersih.
2.
Kos inventori (Belian)
Perkara kedua yang
perlu anda buat setelah membuka akaun bank ialah membeli barangan yang akan
dijual atau inventori. Barangan ini boleh jadi dalam bentuk bahan mentah
(tepung, gula, icing, etc jika anda membuat cupcake) atau bahan siap (contoh:
beg tangan, kasut).
Rekod kesemua kos
tersebut dengan lengkap: tarikh, item, kuantiti, harga, nama penjual. Itu
sahaja. Pastikan anda menyimpan resit bagi semua transaksi yang anda buat.
Catat semua belian
anda di dalam satu jadual (hardcopy atau Excel). Column yang perlu ada ialah
tarikh, item, kuantiti, harga, dan penjual.
Saya membuat
andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai, bukannya kredit.
Perniagaan kecil biasanya menggunakan tunai sahaja.
3.
Jualan
Sekali lagi, saya
membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai (jika tidak,
mungkin entri ini tak sesuai untuk anda). Tunai adalah “lifeblood” bagi
perniagaan kecil, jadi pastikan setiap jualan anda dilangsaikan dengan tunai
tanpa ada tempoh hutang.
Untuk setiap
jualan, anda perlu mencatit maklumat berikut: tarikh, item, kuantiti, harga,
diskaun (jika ada), nama pembeli. Pastikan setiap transaksi direkod dengan
menyimpan resit atau slip pembayaran.
Catat semua jualan
anda di dalam satu jadual (hardcopy atau worksheet Excel). Sekarang kita sudah
ada dua jadual, Belian dan Jualan.
4.
Kos-kos lain (Expenses)
Expenses ialah
segala kos yang ditanggung dalam perniagaan selain daripada kos membeli bahan
mentah dan menghasilkan produk siap untuk dijual. Ini termasuklah pengangkutan,
postage, printing, bil elektrik/air/telefon, sewa pejabat, gaji pekerja,
marketing, packaging, dan sebagainya.
Sekali lagi, saya
menganggap setiap kos-kos tersebut dilangsaikan dalam bentuk tunai (sesuai
untuk perniagaan kecil). Catat setiap expenses tersebut dan rekod dalam satu
jadual hardcopy atau Excel worksheet. Ini adalah jadual ketiga anda, selepas
Belian dan Jualan.
5.
Ambilan dan Modal
Ambilan dan Modal
adalah pertukaran wang/produk antara akaun peribadi dan akaun perniagaan.
Contohnya, jika anda ingin mengambil satu pasang pakaian bayi dalam inventori
anda untuk digunakan oleh anak anda sendiri, ini dikira sebagai ambilan. Begitu
juga jika anda ingin mengambil wang daripada akaun perniagaan untuk digunakan
secara peribadi. Ini juga wajib direkod.
Modal adalah
sebaliknya: menggunakan wang peribadi untuk kegunaan perniagaan, atau
menggunakan perkakas peribadi untuk kegunaan perniagaan. Ini juga perlu
dicatat.
Setiap duit yang
bertukar tangan antara akaun peribadi dengan akaun perniagaan anda mesti
dicatat, sama ada sebagai ambilan (perniagaan –> peribadi) atau sebagai
modal (peribadi –> perniagaan).
_______________________________________
Sekarang kita sudah
ada 5 Jadual: Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Ini sudah cukup
untuk kegunaan peniaga-peniaga kecil yang membuat all-cash transaction, iaitu
tiada belian atau jualan kredit, atau pinjaman.
Pastikan duit yang
diterima daripada jualan dimasukkan ke dalam bank dengan kerap supaya baki bank
anda melambangkan wang yang dimiliki oleh perniagaan anda dengan tepat.
Sebaik-baiknya minta pembeli bank-in terus bayaran ke dalam akaun anda.
Saya pernah
berborak dengan seorang taukeh kedai Mamak di KL yang memberitahu saya bahawa
beliau mempunyai seorang staff yang kerjanya pergi ke bank setiap 30 minit
untuk deposit semua wang tunai yang diterima di cash register machine.
Kurangkan simpan
duit dalam bentuk petty cash (di luar bank) melainkan untuk beberapa expenses
yang tertentu sahaja. Menyimpan petty cash yang banyak boleh meningkatkan nafsu
anda untuk mengambil duit itu untuk berbelanja untuk kegunaan peribadi. Dengan
ini, tunai bisnes anda akan berkurang.
Guna cek untuk
membayar bil, gaji pekerja dan supplier untuk meningkatkan aktiviti akaun bank
anda. Kos sekeping cek ialah lebih kurang RM0.50.
Kadangkala anda
diminta untuk memberi akaun kewangan yang lengkap untuk disemak. Akaun kewangan
lengkap terdiri daripada tiga dokumen: income statement, cashflow statement,
dan balance sheet. Anda akan diminta menyiapkan ketiga-tiga dokumen ini kalau
anda ingin membuat pinjaman, atau ingin memohon geran.
Anda boleh membina
ketiga-tiga dokumen tersebut dengan 5 Jadual yang saya huraikan tadi — Belian,
Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Tak perlu pening-pening kepala, cuma
tunjukkan 5 jadual tersebut kepada rakan anda yang pernah belajar accountancy,
nescaya rakan anda itu boleh menghasilkan IS/CF/BS untuk perniagaan anda.
Anda seharusnya
membiasakan diri anda menyimpan rekod perniagaan yang lengkap walaupun
perniagaan anda masih kecil (e.g. menjadi pengedar produk atau menjual barangan
di pejabat secara part-time). Dengan menyimpan rekod perniagaan, anda dapat
mengkaji untung rugi perniagaan anda, disamping membolehkan anda mengembangkan
perniagaan anda di masa hadapan.
Menyimpan rekod
bagi perniagaan kecil adalah mudah, tak perlu degree accountancy atau pergi
kursus-kursus yang mahal. Anda cuma perlu simpan 5 Jadual sahaja — Belian,
Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Semua transaksi yang penting dalam
perniagaan kecil terkandung dalam kelima-lima jadual tersebut.
Jika perniagaan
anda dah besar nanti, baru anda perlu fikir mengenai sistem perakaunan yang
canggih-canggih. Untuk peniaga kecil, fokus untuk kembangkan perniagaan dan
banyakkan cash sales anda. Gunakan sistem menyimpan rekod yang mudah dahulu.
Semoga berjaya!
No comments:
Post a Comment